Avant-propos :
Il est de plus en plus fréquent que l'on utilise le courrier électronique dans les cours pour diverses raisons :
- - support à distance aux étudiants
- - informations
- - remise de travail pratique
Pour améliorer ce service aux étudiants et aux professeurs il devient important d'appliquer des normes au niveau de la présentation et contenu des courriels.
Identification de l'envoyeur :
Il est très important que l'on reconnaisse l'envoyeur.
Evitez les noms d'emprunt. Réglez votre "alias" à votre vrai nom.
Champ sujet/objet :
Il est aussi très important de connaître le but du message.
Vous devez y incrire les informations suivantes :
[numéro du cours][catégorie du message][évaluation concernée][objet]
- Numéro du cours :
- Doit contenir le numéro du programme, du cours et du groupe.
- exemple : 420-101-PO-2
- Catégorie du message :
- Doit être parmis les choix suivants :
AIDE
AVIS
INFORMATION
QUESTION
REMISE
- Évaluation concernée :
LABOX (LABO1, LABO2, etc.)
TPX (TP1, TP2, TP3A, TP4B etc. )
EXAMX (EXAM1, EXAM2 etc.)
- Objet :
Exemple :
[420-201-1][AIDE][TP1][problèmes avec paramètres...]
[420-803-PO][INFORMATION][réseau planté depuis hier...]
[420-401][QUESTION][TP2][Ou se trouve la doc.? ...]
[420-501][AVIS][je serai absent au prochain cours...]
Conseils d'éthique pour le contenu du message :
- Utilisez correctement les Pour (To), cc (CC) et ccc (BCC).
- A moins de vouloir informer plusieurs destinataires, évitez d'adresser plusieurs destinataires avec (Pour).
- Servez-vous du correcteur orthographique. Un message mal écrit peut être souvent mal interprété.
- Utilisez des minuscules et majuscules. Ecrire un texte tout en majuscules équivaut à le CRIER à son destinataire, alors qu'un texte écrit uniquement en minuscules laissera croire que le message est si peu important qu'il ne vaut pas la peine qu'on lui consacre son temps et son énergie.
- Relisez toujours votre message avant de l'envoyer.
- Servez-vous de mots que vous utilisez normalement dans une conversation.
- Respectez les sentiments d'autrui. Evitez tout langage susceptible d'offenser vos interlocuteurs. Si vous êtes en proie à une vive émotion, prenez le temps de vous calmer avant de rédiger votre message. Les courriers blessant produisent rarement de bons résultats.
- Rappelez-vous que chaque message que vous envoyez est lu par quelqu'un immanquablement et qu'il peut-être retransmis à quelqu'un d'autre.
- Signez votre message avec une expression de sentiments honorables et courtois.
- Finalement la qualité de votre message influence l'image et l'opinion qui se construisent, parfois même inconsciemment, dans l'esprit de votre interlocuteur.
Fichiers/documents attachés :
- Pour l'envoi des TPs, compressez avec "WinZip", et faites en sorte que la décompression produise un sous-répertoire titré de votre nom au complet. (Vérifiez la décompression avant d'envoyer votre fichier compressé)
- Faites attention au volume des fichiers que vous envoyez. Certains serveurs ont des limitations au niveau de la taille des messages.